時間管理-用時間塊和時間四象限法來保護自己的時間

by 心玩頁

上週五,剛好沒有安排工作。在溫暖的小窩,看書、上線上課程和為下週的工作做準備。時間到,打開書櫃拿出手機,解鎖螢幕密碼,確認有沒有訊息、來電、email 。我最近在練習「每二小時用一次手機戒斷法」。我看書學來的,然後改良成自己適用的方法。意思就是,每天在十點、十二點、二點、四點、六點和八點,這幾個時間確認訊息和email。以避免自己動不動就把手機拿起來看,無法好好專注在當下正在做的事。當然,其他時間我還是會使用手機,用Notion寫閱讀筆記,聽Podcasts學習國內外的新知識。社群軟體如Facebook、Instagram 、YouTube都被我刪光光,因為只要「不小心」點開,大概至少會耗掉20分鐘以上的時間。 我還是會用社群軟體,只不過是用網頁版。因為登入步驟變繁瑣,會減少使用的意願。更有意識的使用,可以減少時間悄悄的流逝。

喔!對了!我的手機通常都關靜音。所以我沒有接電話,那是很正常的事。如果我接電話,真的是算你好運。在剛開始當心理師的時候,我手機都還是開震動。通常我習慣把手機放在屁股後面的口袋,方便我和個案討論諮商時間的安排。有次,個案正一邊講一邊哭,手機在我屁股上開始震動。我心想:「個案沒發現,那還是先不要接好了。這樣才不會打斷個案的情緒。如果有什麼真的重要的事,應該會接著打第二通。」震動終於停了!過沒多久,手機又在我屁股上開始震動。這次個案有發現我表情不對勁,她說:「你是不是手機在響啊?你接沒關係!」我只好拿起手機,看了一下,是銀行打來的。接起電話後,聽到一個甜美的聲音說:「小姐,您好!我們現在有針對信用卡帳單分期的優惠活動。」我立馬打斷她說:「謝謝!我不需要!」現在會用電話聯繫的,就只剩詐騙集團、銀行活動推銷、汽車貸款和單身聯誼俱樂部。

自此之後,我手機都關靜音,即使在家也是。你也許會問:「如果有人有急事找你,怎麼辦?」通常,會打來電話來的,都是「緊急」但不重要的事。回到上週五的時間點,打開手機看到二通未接來電,是一位老同事打電話找我。 心想:「我和他在業務上已沒有交集,怎麼會突然打電話給我呢?還連打二通,難道是有什麼重要的事嗎?」立馬回撥,老同事關心的口吻問:「都已經中午了!還沒有休息啊?」我簡短的說明一下現在接電話的習慣後,問他:「怎麼了?什麼事?找我找的這麼急?」原來,他手上有張電影,電影即將下檔。但他自己撥不出時間去看,所以急忙著送給別人,以免浪費。這件事,對他來說是很「緊急」,但對我而言是不急又不重要的事。我內心很開心他想到我這位老同事,也很感謝他願意特地送電影票來給我。

其實,我在接電話的那一刻,天人交戰了一番。有免費的電影票,又是喜劇搞笑電影。內心小孩子的我說:「哇~可以看電影、吃爆米花,好開心啊!」內心大人的我又說:「你還有事情還沒有做完,乖乖留在家弄工作的事吧!」好難選啊~這二個想法對我來說都好重要!腦海中又閃現時間塊和時間四象限法。每週日,我會把下週除了工作時間外,安排好其他要做的事,包括運動、娛樂、看書、學習、準備工作等。就很像學校的課表,固定時間有固定要做的事。如果將瑣碎的雜事比喻成小石頭,將重要和與目標相關的事比喻成大石頭。必須先將大石頭放入玻璃瓶中,之後才是放入小石頭。生活才不會過的忙忙碌碌,但又好像沒有往自己的目標前進。學校課表的概念即是時間塊,只是每個人的時間塊大小不太一樣,聽說比爾蓋茲的時間塊是以十五分鐘為單位。

時間四象限法則是,橫軸為重要和不重要,緃軸為急和不急。根據以上排列,會得到重要又急、重要但不急、不重要但急、不重要又不急的四種事情。第一象限重要又急,通常是別人希望你做的事,例如:老闆請你馬上確認報價單。第二象限重要但不急,通常與個人目標相關,例如:學習英文或減重。第三象限不重要但急,臨時的會議或是親友突然打電話來。第四象限不重要又不急,與日常生活瑣事和休閒娛樂相關,例如:採購生活用品或追劇等。老同事打電話來送我電影票,就屬第三種不重要但急。如果我一時衝動答應,將會耗掉四小時做心靈愉悅,但遠離我人生目標的事。也不是不可以,只是我更有意識地去選擇向人生目標邁進。如果你看完文章後,只做第一到第三象限的事,那又大錯特錯。如何去好好分配和運用這四個象限的時間,才是重點。

對一個人來說,除了生命,第二重要的就是時間。生命和時間也是唯二無法用金錢換取。你可以叫外送,幫你省下出門買飯的時間。不過,你的一天還是只有二十四小時,沒有改變。扣除掉睡覺和工作的時間,僅剩不多。好好保護自己的時間,別讓時間無形中被偷走了!

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